DIGITALIZACJA DOKUMENTÓW
MEDYCYNA PRACY
- SKIEROWANIA -
PODPISYWANIE UMÓW
ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
WNIOSKI URZĘDOWE
MEDYCYNA PRACY - SKIEROWANIA
Główny Inspektor Pracy 16 marca 2020 r. wydał komunikat, w którym zajął stanowisko w sprawie obowiązku terminowego kierowania pracowników na profilaktyczne badania lekarskie.
Zaproponował zawieszenie obowiązku przeprowadzania okresowych badań lekarskich pracowników do czasu odwołania zagrożenia epidemiologicznego ze strony wirusa SARS-CoV-2 przy jednoczesnym zachowaniu obowiązku wystawienia skierowania na okresowe badania lekarskie w terminach wynikających z orzeczeń lekarskich określających brak przeciwwskazań do pracy, otrzymanych przez pracowników podczas poprzednich badań profilaktycznych.
Terminowe wystawienie skierowania będzie potwierdzeniem gotowości pracodawcy do wypełnienia obowiązku określonego w art. 229 kodeksu pracy.
Zarówno GIP jak i Rząd pozostawił utrzymanie obowiązku niedopuszczania do pracy pracowników bez orzeczenia lekarskiego, określającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, otrzymywanego przez pracownika podczas wstępnych profilaktycznych badań lekarskich.
Żeby mimo wirusa pracownikom udało się podjąć pracę, pracodawcy powinni wystawić tradycyjne papierowe skierowanie lub skorzystać z możliwości wystawienia e-skierowania.
E-skierowanie jest nam znane już sprzed "wirusowego kryzysu" i jest to kolejny dokument (obok e-recepty), w którym tradycyjna postać papierowa została zmieniona na formę elektroniczną. Celem wdrożenia e-skierowań było usprawnienie procesu realizacji zapisów na badania zarówno dla pacjentów, jak i lekarzy.
Niestety dotychczas nie wszystkie przychodnie akceptowały e-skierowania dot. Medycyny Pracy.
Sprawdziliśmy, jak to wygląda dziś, w związku z epidemią koronawirusa.
Medicover:
W związku z nadzwyczajną sytuacją w Medicover wprowadzona została możliwość wystawiania elektronicznych skierowań z konta pracodawcy. Usługa ta dostępna jest dla wszystkich pracodawców mających pakiety Opieki Medycznej, bez rozróżnień na wielkość pakietu, liczbę pracowników czy datę przystąpienia do Medicover’u. Jedyne wymaganie do wystawienie e-skierowania dla pracodawcy to posiadanie podpisu elektronicznego.
W przypadku jego braku jako alternatywę Medicover akceptuje także skany tradycyjnych skierowań.
Na tą chwilę to ułatwienie będzie do 30 kwietnia, jednak w razie trwającego stanu epidemicznego, Medicover wydłuży tę datę.
Luxmed:
W Luxmedzie od dawna akceptowane były e-skierowania do lekarza medycyny pracy i nic się pod tym względem nie zmieniło. Łatwość umówienia wizyty i dostępu do lekarzy powinna pomóc zarówno pracownikom jak i pracodawcom.
Enelmed i Polmed umożliwiają umówienie się do lekarza na podstawie elektronicznego skierowania/ skanu skierowania, ale przed wizytą trzeba dostarczyć do placówki oryginał.
UMOWA O PRACĘ
Umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej.
Minimalnym wymogiem do zachowania formy pisemnej jest własnoręczny podpis.
ALE! Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
W praktyce oznacza to, że dopuszczalne jest zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznejj spełniającej wymogi Kodeksu cywilnego.
Zwykły skan umowy jest jedynie kopią oryginału.
WAŻNE! Nie ma żadnych przeszkód do tego, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej (np. pracodawca dysponujący kwalifikowanym podpisem elektronicznym), a druga z formy pisemnej.
UMOWA B2B
Większość umów zawieranych w ramach bieżących potrzeb przedsiębiorcy, w tym umowy zlecenia i o dzieło mogą zostać zawarte w dowolnej formie. Kodeks cywilny nie wymaga od nikogo by zawarcie ich przebiegało w szczególnej formie prawnej. Generalnie ważność mają też umowy zawarte również ustnie, ale zachowujemy ich pisemne odpowiedniki dla celów dowodowych.
Według prawa do zachowania dokumentowej formy umowy wystarczy złożenie oświadczenia woli w jakiejkolwiek postaci (graficznej, w postaci obrazu, dźwięku itp.) i utrwalenie jego treści na jakimkolwiek nośniku (np. papierze, pliku pdf., wav, mp 3 itp), tak by możliwe było zapoznanie się z treścią oświadczenia oraz ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Do zawarcia umowy na odległość w tej formie wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron. Dane w postaci cyfrowej, opatrzone e-podpisem weryfikowanym przy pomocy ważnego certyfikatu kwalifikowanego, są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom podpisanym własnoręcznie. To oznacza, że podobnie jak przy umowach o pracę – jedna ze stron może podpisać umowę w sposób tradycyjny a druga przy pomocy e-podpisu.
WAŻNE! Podpis złożony na dokumencie, który został następnie zeskanowany lub wysłany faksem/ e-mailem, nie spełnia wymogów własnoręcznego podpisu, co powoduje konieczność uznania, że forma pisemna nie została zachowana.
AKTA OSOBOWE ELEKTRONICZNE
Poczynając od początku 2019 roku, pracodawca może zadecydować, czy chce prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej czy w wersji papierowej (jak dotychczas). Bez wątpienia zmiana ta odpowiada oczekiwaniom przedsiębiorców, choć niektóre zapisy ustawy wywołują wątpliwości odnośnie ich właściwej interpretacji.
Akta pracownicze w formie elektronicznej są równoznaczne z aktami prowadzonymi w tradycyjnej, papierowej formie. Z uwagi na konieczność stosowania zabezpieczeń związanych z rozporządzeniem RODO wydaje się, iż akta pracownicze w formie elektronicznej są w tej wyjątkowej sytuacji sporym ułatwieniem dla pracodawców.
Aby skutecznie prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej, pracodawca potrzebuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Istotnym zagadnieniem związanym z digitalizacją akt pracowniczych jest możliwość przechowywania akt osobowych pracowników w formie mieszanej – zarówno elektronicznej, jak i papierowej.
W przypadku zmiany sposobu prowadzenia akt z formy papierowej na akta pracownicze w formie elektronicznej konieczne jest:
-
sporządzenie odwzorowania cyfrowego akt, np. skanu;
-
opatrzenie wersji cyfrowej akt podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.
Jak wynika z powyższego i co trzeba zaznaczyć: samo zeskanowanie dokumentów nie wystarczy. Aby przeprowadzić poprawną digitalizację akt, konieczne jest zastosowanie podpisu elektronicznego.
Zmiana formy elektronicznej na papierową jest łatwiejsza, albowiem wymaga jedynie wydrukowania dokumentów przechowywanych w formie cyfrowej oraz podpisania ich przez pracodawcę lub inną osobę przez niego upoważnioną.
Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o sposobie prowadzenia akt oraz o zmianie sposobu prowadzenia akt, jeśli zdecydował się na taki krok.
Jeżeli akta osobowe prowadzone są w postaci elektronicznej, to umowę o pracę zawartą w formie papierowej należy odwzorować cyfrowo (np. zeskanować), opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę – w celu potwierdzenia jej zgodności z oryginałem, i zamieścić w elektronicznych aktach osobowych.
Jeżeli natomiast akta osobowe nadal są prowadzone w postaci papierowej, a umowa o pracę została zawarta w postaci elektronicznej, to umowę należy wydrukować i opatrzyć ją podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej – w celu potwierdzenia zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym, i zamieścić w papierowych aktach osobowych
E-ARCHIWUM
Tworzenie archiwum jest żmudną wymagającą dużo cierpliwości, czasu i uwagi pracą. Jednak przede wszystkim jest to czynność, wymagająca fizycznego posiadania wszystkich dokumentów w wydrukowanej wersji, co w obecnej sytuacji nie zawsze jest możliwe.
Cyfrowe archiwum w przedsiębiorstwie może bardzo ułatwić pracę, a w obecnej sytuacji rozwiązać kwestię dostępu do akt, umów i wszelkich innych dokumentów.
Dzieje się tak między innymi dlatego, że pozwala ono na dostosowywanie typów dokumentów do potrzeb przedsiębiorstwa. Elastyczność ta objawia się także przy ustawianiu ścieżek obiegu dokumentów. Dodatkowo cyfrowe archiwum daje możliwość klasyfikowania dokumentów według grup (faktury, podania, wnioski etc.).
Dane cyfrowe są efektywnie wykorzystywane w codziennej pracy, a zarazem dobrze chronione przed dostępem nieupoważnionych osób w elektronicznym archiwum dokumentów. Wdrożenie takiego rozwiązania skraca czas obiegu dokumentów o około 30-50% i o tyle samo zmniejsza liczbę prac administracyjnych, które są niezbędne w tradycyjnym modelu obiegu dokumentacji papierowej, co z kolei bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów.
Wdrożenie cyfrowego archiwum wymaga zastosowania odpowiedniego oprogramowania.
Warto skorzystać z profesjonalnego systemu wdrażania akt, który automatycznie segreguje zeskanowane materiały do poszczególnych folderów. Samodzielne zabranie się za tak wymagającą czynność jak zmiana archiwizacji z tradycyjnej na cyfrową może okazać się bardzo mozolne i czasochłonne, dlatego warto skorzystać z usługodawców oferujących odpowiednie systemu i oprogramowania archiwizacyjne.